2008年度 第5回理事会議事録

開催日 8月20日(水)

<議事> 同窓会総会の反省と今後の理事会活動の検討

20年度総会の反省

【反省点】

参加人数が少ない
現職の教職員の方の参加が少なかった。先生方へは早めにご案内して、参加される先生の情報を提供したほうが良い。特に卒業期の近い世代は現職の先生の参加が少ないと反応が悪い。
参加したいが、同期生の参加があるかどうかが不明なため、参加を見送る事例が以外に多い。
準備段階から総会に同期会の開催などを関連づけて、参加者の増加につなげるなど次回に向けて検討する。
料理が多かった
20期以降の参加者が例年にくらべ、異常に少なかった為、当日参加の可能性を考慮しホテル側と交渉して会場費を割り引く代わりに料理人数を10名分増やした。
ホテル側からも多めに料理を提供してもらうなどのサービスがあったために、結果として、やや料理が多くなった。
今後は多少、少なくても良いくらいの設定とする(70%くらい)
受付などでメッセージを集めればよかった
ホームページの中で紹介することができたので残念。
進行上、企画があったほうがよかった
松田先生の発案で、先生方に近況報告の形でご挨拶を頂いたが、なんらかの企画はあったほうが良かった。
校歌のCDもしくはテープは必要
同窓会として校歌を歌うと同様に聞くことも重要で、その意味でも今回の校歌がアカペラであったのは非常に残念であり、大きな問題と感じた。
今後、同窓会として独自に校歌をテープかCDで保持する。

【良かった点】

  • 看板はあってよかった
  • 子供の参加はよかった

【その他】

  • スタッフの表示はあったほうがよかったかも
  • 理事役員の募集をすれば、反応があったかも
  • 総会費用は751、054円で、ほぼ例年どうり。差し引き支出は約50万円。

返信ハガキの整理

返信されたハガキに関しては下記のように分類整理する。
メッセージの有無・宛先不明・宛先変更

作業の日程については下記日程のいずれかで調整する。
8月28日(木) 9月23日(火・祝) 27日(土)

住所データの整理

住所録については現在、下記のような問題があり、整理作業が必要。

  • 平成15年卒のデータ不備、再入力が必要
  • 脱字、不明字の確認・再入力
  • 亡くなられた会員の確認、登録
  • 会員データのナンバリングと最終更新日の登録

同窓会としては今後はできるだけホームページを活用する方針だが、住所録の整備は継続していかなければならない。

今後、住所録の精査、整理については管理、保全、更新などの各種作業をどのようにすすめるか、作業内容を学校サイドと分担し、書面などで確認する必要がある。

住所録の精査方法については今後検討していくこととする。

ホームページについて

登録人数が8月20日現在で85名、今後とも増強をはかる。

総会に参加いただいた会員に感想などアンケートを実施し、今後の参考にする。

実名登録の要望がある、参考のため同様にアンケートを実施する。
(誰が登録しているかわからないため、相互交流の妨げになっている可能性がある)

キャンペーン?のようにして紹介をうながし、登録人数の増加を再度はかる。

県外在住の会員からネット理事を募集し、HP更新の協力をいただく。

同窓会の公式サイトの存在を告知する方法を検討し再度告知する必要性がある。

来期の卒業生には基本的にサイトへ参加してもらうこととし、学校側にご協力頂く。

その他

サイト更新のためにも理事会を定例化し、1ヶ月もしくは2ヶ月に1回開催して情報を更新していく。

次回開催は9月11日(木)、時間と場所はいつもどうり。

<次回議題>

住所録の精査方法を含め、管理方法の確立とスケジュールを検討。

同窓会理事会の長期スケジュールを検討(特に次回総会にむけて)

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